De aangifte moet gebeuren bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar een van de aanstaande echtgenoten ingeschreven is in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister.

De aangifte kan gebeuren door een van de aanstaande echtgenoten of door beiden.

U moet volgende documenten kunnen voorleggen:

• een voor eensluidend verklaard afschrift van de geboorteakten van beide partners. Voor personen die in België geboren zijn of van wie de geboorteakte in België overgeschreven is, vraagt de ambtenaar van de burgerlijke stand het afschrift zelf op

• een voor eensluidend verklaard afschrift van de eventuele echtscheidings- of overlijdensaktes, als bewijs van de burgerlijke staat. Voor personen die in België geboren zijn of van wie deze aktes in België overgeschreven zijn, vraagt de ambtenaar van de burgerlijke stand het afschrift zelf op

• een identiteitsbewijs

• als één van de echtgenoten de aangifte doet: een schriftelijk bewijs waaruit de instemming van de andere echtgenoot met de aangifte blijkt

Aanstaande echtgenoten die niet ingeschreven zijn in het bevolkings- of vreemdelingenregister moeten daarnaast ook de volgende documenten meenemen:

• een bewijs van nationaliteit
• een bewijs van ongehuwde staat of van de ontbinding of nietigverklaring van een vorig huwelijk
• een bewijs van woonst (een bewijs van de inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister en/of een bewijs van de actuele verblijfplaats evenals in voorkomend geval een bewijs van de gewone verblijfplaats in België sinds meer dan drie maanden).

Elk buitenlands document bestemd voor de Burgerlijke Stand moet gelegaliseerd worden, tenzij er een vrijstelling voorzien is.
Geactualiseerde informatie over legalisatie is steeds beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken: www.diplomatie.be 

Al deze documenten moeten opgesteld zijn in het Nederlands of vergezeld zijn van een eensluidende vertaling in het Nederlands. Deze vertaling kan gebeuren in België door een erkende beëdigde vertaler (handtekening van vertaler wordt gelegaliseerd door de rechtbank van eerste aanleg) of in het buitenland door een bevoegde persoon of dienst (hier is de legalisatie eveneens noodzakelijk door de bevoegde instantie in het buitenland).